Eventbrite alternatief voor welzijnsorganisaties: 5 redenen waarom je beter kunt overstappen

Ik ben geen fan van platformen bashen. Eventbrite is een prachtig product voor zijn primaire doelgroep. Maar die doelgroep is niet de Nederlandse welzijnssector. En dat gat wordt steeds groter naarmate de vraag naar WMO rapportage en AVG compliance toeneemt.

Laat ik beginnen met waar Eventbrite goed in is. Het platform is wereldwijd de standaard voor ticketverkoop. Als je een festival, conferentie of betaald concert organiseert en je wilt gevonden worden via hun marketplace, dan is Eventbrite een uitstekende keuze. Het is gebruiksvriendelijk, schaalbaar en heeft een groot bereik.

Maar de meeste welzijnsorganisaties in Nederland organiseren geen festivals. Ze organiseren gratis toegankelijke bijeenkomsten voor een bekende doelgroep, met rapportageverplichtingen aan gemeenten en subsidiegevers. En daarin schiet Eventbrite structureel tekort.

Reden 1: geen WMO rapportage

Dit is de belangrijkste reden. Eventbrite heeft geen ingebouwde rapportagemodule voor WMO verantwoording. Je kunt deelnemersdata exporteren als CSV en zelf een rapport in elkaar zetten, maar dat kost uren werk en levert zelden een document op dat voldoet aan de eisen van een gemeentelijke subsidieverstrekker.

Bijeen.app genereert automatisch een WMO impactrapport op basis van de evenementdata, check-ins en enquêteresultaten. Het rapport is direct klaar om in te dienen bij de gemeente of subsidiegever. Dat bespaart organisaties gemiddeld vier tot zes uur rapportagewerk per evenement.

In de praktijk betekent dit: een welzijnsorganisatie die vier evenementen per jaar organiseert en elk evenement handmatig moet rapporteren, is zestien tot vierentwintig uur per jaar kwijt aan rapportage. Tijd die niet naar de inhoud van het werk kan gaan. Met Bijeen is dat teruggebracht naar minder dan een uur.

Reden 2: geen vrijwilligersbeheer

Eventbrite is gebouwd voor evenementen met betalende bezoekers. Vrijwilligers spelen geen rol in hun productmodel. Geen module om vrijwilligers te registreren, taken toe te wijzen, shifts te plannen of aanwezigheid bij te houden.

Voor welzijnsorganisaties die draaien op vrijwilligers is dit een gemis. Je moet naast Eventbrite een apart systeem gebruiken voor vrijwilligerscoördinatie, met alle administratieve overhead van dien. Uit onderzoek blijkt dat coördinatoren in de sector de administratieve last als een van de belangrijkste demotiverende factoren noemen.

Bijeen heeft een geïntegreerde vrijwilligersmodule waarmee je vacatures aanmaakt, taken toewijst, diensten plant en vrijwilligers automatisch een bevestiging en herinnering stuurt.

Reden 3: AVG en dataopslag

Eventbrite is een Amerikaans bedrijf. De data van je deelnemers wordt verwerkt op servers in de Verenigde Staten. Hoewel Eventbrite een Data Processing Agreement aanbiedt, blijft de doorgifte naar derde landen een punt van aandacht voor AVG compliance.

Welzijnsorganisaties verwerken vaak bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie of hulpvragen. De AVG stelt strengere eisen aan de verwerking van deze gegevens, waaronder een beperking van doorgifte naar landen buiten de EER.

Bijeen.app is gebouwd met privacy by design. Data wordt opgeslagen op servers binnen de EU, er is een standaard verwerkersovereenkomst beschikbaar, en deelnemers hebben altijd inzicht in en controle over hun eigen gegevens. Geen Amerikaanse cloud, geen onduidelijkheid over data locatie.

Reden 4: prijsmodel past niet bij welzijn

Eventbrite verdient geld aan ticketverkoop. Bij gratis evenementen is de basisfunctionaliteit gratis, maar geavanceerde functies zitten achter een betaald abonnement. Bij betaalde evenementen betaal je per transactie: een percentage van de ticketprijs plus een vaste fee.

Voor welzijnsorganisaties die deels gratis, deels tegen kostprijs evenementen organiseren, is dat een onvoorspelbaar prijsmodel. Elk ticket dat je verkoopt kost je een percentage, terwijl je eigen kosten al vaststaan.

Bijeen rekent een vast maandbedrag zonder transactiekosten. ANBI gecertificeerde organisaties ontvangen 15% korting via het Sociaal Tarief. Je weet precies waar je aan toe bent, ongeacht het aantal deelnemers of evenementen.

Reden 5: Nederlandse sector specifieke functies

Eventbrite is globaal. De interface is beschikbaar in het Nederlands, maar de functionaliteit is niet afgestemd op de Nederlandse welzijnssector. Geen koppeling met WMO kaders, geen herkenning van veelgebruikte subsidieterminologie, geen ondersteuning voor de specifieke rapportageformats van Nederlandse gemeenten.

Welzijnsorganisaties die met Bijeen werken krijgen een platform dat is gebouwd voor hun context. De check-in module werkt met Nederlandse QR codes, de rapportages gebruiken WMO kaders, en de vrijwilligersmodule is afgestemd op de manier waarop Nederlandse welzijnsorganisaties werken.

Wanneer blijf je bij Eventbrite?

Eerlijk is eerlijk: voor openbare evenementen met betaalde toegang waarbij het bereik via het Eventbrite platform waarde heeft, blijf je beter bij Eventbrite. Als je een festival organiseert of een congres met ticketverkoop, is Eventbrite de betere keuze.

Voor welzijnsorganisaties die regelmatig bijeenkomsten organiseren met rapportageverplichtingen, vrijwilligerscoördinatie en AVG compliance, is een sectorspecifiek platform zoals Bijeen de logischere keuze. Je kunt ook beide gebruiken: Bijeen voor de welzijnsspecifieke evenementen en Eventbrite voor openbare ticketverkoop. Maar het is een stuk eenvoudiger om één platform te gebruiken voor alles.

Klaar om kennis te maken met Bijeen?

Je kunt Bijeen gratis uitproberen via Bijeen.app. Je eerste evenement is gratis tot 50 deelnemers. ANBI organisaties en WMO gefinancierde instellingen ontvangen 15% Sociaal Tarief korting. Voor strategisch advies over digitalisering in het sociaal domein: www.WeAreImpact.nl.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande Eventbrite evenementen migreren naar Bijeen?

Ja. Bijeen ondersteunt import van deelnemers en evenementen via CSV. De meeste gegevens zijn eenvoudig over te zetten. Voor grotere migraties met complexe data kunnen we ondersteuning bieden.

Wat gebeurt er met mijn Eventbrite data als ik overstap?

Je data blijft van jou. Je exporteert je deelnemerslijsten en evenementgegevens uit Eventbrite voordat je afscheid neemt. Eventbrite bewaart data nog een bepaalde periode na beëindiging van het account. Raadpleeg hun privacybeleid voor de exacte termijnen.

Hoe lang duurt het om over te stappen naar Bijeen?

De basissetup inclusief eerste evenement is in één tot twee uur geregeld. Voor volledige migratie van meerdere evenementen en vrijwilligersprofielen reken je op een dag. We helpen je op weg met een gratis onboarding sessie.