Algemene Voorwaarden

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en Overeenkomsten tussen Bijeen en de Klant waarbij Bijeen het Platform beschikbaar stelt.

2.2 Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen en door een bevoegd vertegenwoordiger van Bijeen ondertekend.

2.3 Bijeen wijst de toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Klant uitdrukkelijk van de hand.

2.4 Door het aanmaken van een account op het Platform aanvaardt de Klant onverkort deze Voorwaarden. Bij gebruik door een medewerker namens een organisatie garandeert de medewerker bevoegd te zijn de organisatie te binden.

3.1 De Klant maakt een account aan via het Platform. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de opgegeven gegevens en voor het bijhouden ervan.

3.2 De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn account door Gebruikers. De Klant ziet erop toe dat Gebruikers deze Voorwaarden naleven.

3.3 Inloggen op het Platform geschiedt via een tijdelijke verificatielink (magic link) of via door Bijeen toegestane alternatieve methoden. De Klant is gehouden de toegangsgegevens vertrouwelijk te houden.

3.4 Bijeen is gerechtigd een account op te schorten of te beëindigen bij misbruik, schending van deze Voorwaarden of niet-betaling, na een redelijke waarschuwingstermijn.

4.1 Bijeen biedt de volgende abonnementsvarianten aan. Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw (21%), tenzij uitdrukkelijk anders vermeld:

4.2 De exacte functionaliteiten per abonnement staan beschreven op bijeen.app/prijzen. Bijeen behoudt het recht de functies per abonnement te wijzigen, met inachtneming van artikel 16.

4.3 Sociaal tarief: ANBI-geregistreerde stichtingen en organisaties die uitsluitend worden gefinancierd uit WMO- of gemeentelijke subsidies komen in aanmerking voor een korting van 15% op alle betaalde abonnementen. Het tarief is niet cumulatief met andere kortingen. Aanvraag via [email protected] met overlegging van het RSIN-nummer of subsidiebeschikking.

4.4 Gratis proef: Nieuwe Klanten kunnen betaalde abonnementen gedurende veertien (14) kalenderdagen kosteloos uitproberen. Na afloop van de proefperiode wordt het Abonnement automatisch gecontinueerd indien de Klant niet voor afloop heeft opgezegd. De Klant ontvangt uiterlijk drie (3) dagen voor het verstrijken van de proefperiode een herinnering.

4.5 Pay-per-event: Bij betaling per evenement is de vergoeding verschuldigd voorafgaand aan activering van het desbetreffende evenement.

5.1 Betaling geschiedt via de door Bijeen aangeboden betaalmethoden (via Stripe). De Klant machtigt Bijeen, c.q. de betalingsprovider, tot het periodiek afschrijven van de overeengekomen vergoeding.

5.2 Jaarabonnementen worden standaard jaarlijks vooruit gefactureerd. Op verzoek kan kwartaalfacturatie worden overeengekomen. Kwartaalfacturatie is beschikbaar voor alle betaalde jaarabonnementen en sluit aan bij subsidiecycli.

5.3 Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

5.4 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. Bijeen is in dat geval gerechtigd de toegang tot het Platform op te schorten tot volledige betaling heeft plaatsgevonden, en is gerechtigd de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.

5.5 Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (btw). Toepasselijk btw-tarief is 21%, tenzij de Klant een geldig btw-identificatienummer overlegt of op basis van de toepasselijke btw-regelgeving een afwijkend tarief geldt.

5.6 Op verzoek verstrekt Bijeen een factuur met projectcode en WMO-dossiercode, geschikt voor subsidie­verantwoording.

6.1 Bijeen spant zich in het Platform beschikbaar te houden met een streefbeschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, gemeten exclusief gepland onderhoud. Voor Platform-abonnementen geldt een afzonderlijke SLA, vast te leggen in de maatwerk offerte.

6.2 Bijeen is gerechtigd het Platform (tijdelijk) buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of verbeteringen. Bijeen streeft ernaar onderhoud buiten kantooruren (werkdagen 09:00–17:00 CET) uit te voeren en de Klant minimaal 24 uur van tevoren te informeren, tenzij sprake is van een noodsituatie.

6.3 Bijeen levert geen garantie dat het Platform foutloos is of ononderbroken beschikbaar is. Bijeen is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid, tenzij sprake is van grove nalatigheid of opzet.

6.4 Bijeen is gerechtigd het Platform te wijzigen of functionaliteiten toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. Bijeen informeert de Klant over wezenlijke wijzigingen conform artikel 16.

7.1 De Klant verbindt zich ertoe het Platform uitsluitend te gebruiken voor wettelijk toegestane doeleinden en in overeenstemming met deze Voorwaarden.

7.2 Het is de Klant niet toegestaan:

• het Platform te gebruiken voor het verspreiden van onrechtmatige, misleidende, discriminerende of aanstootgevende inhoud;
• de technische beschermingsmaatregelen van het Platform te omzeilen of te kraken;
• het Platform te gebruiken op een wijze die de infrastructuur van Bijeen of andere gebruikers belast of schaadt;
• derden toegang te verschaffen tot het Platform buiten de door Bijeen uitdrukkelijk toegestane gebruiksrechten;
• persoonsgegevens van Deelnemers te verwerken voor andere doeleinden dan het organiseren en beheren van evenementen via het Platform;
• de broncode van het Platform te decompileren, reverse-engineeren of anderszins te analyseren.

7.3 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens die via het Platform worden verwerkt. Bijeen controleert de inhoud van Klantgegevens niet.

7.4 De Klant draagt zorg voor naleving van de AVG in zijn hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens van Deelnemers. De Klant informeert Deelnemers afdoende over de verwerking van hun persoonsgegevens.

7.5 De Klant vrijwaart Bijeen tegen alle aanspraken van derden, inclusief Deelnemers, die voortvloeien uit een tekortkoming van de Klant in de nakoming van zijn verplichtingen.

8.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, inclusief software, ontwerp, teksten en databases, berusten bij Bijeen of haar licentiegevers. Bijeen verleent de Klant uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

8.2 Intellectuele eigendomsrechten op Klantgegevens — zoals door de Klant ingevoerde evenementinformatie, teksten en afbeeldingen — berusten bij de Klant of haar licentiegevers. De Klant verleent Bijeen een beperkt gebruiksrecht op Klantgegevens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Overeenkomst.

8.3 De Klant is niet gerechtigd handelsmerken, logo's of andere onderscheidingstekens van Bijeen te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

8.4 Bijeen is gerechtigd de naam en het logo van de Klant te gebruiken als referentie op haar website en in marketingmateriaal, tenzij de Klant hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

9.1 Partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim te houden en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst.

9.2 Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle informatie die als zodanig is aangeduid of waarvan de vertrouwelijkheid redelijkerwijs uit de aard volgt, waaronder commerciële en technische bedrijfsinformatie.

9.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die reeds openbaar was, door een derde rechtmatig openbaar is gemaakt, of waarvan openbaarmaking wettelijk is vereist.

10.1 De Klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn Deelnemers. Bijeen treedt op als verwerker.

10.2 De rechten en verplichtingen van partijen bij de verwerking van persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst, die als onlosmakelijk onderdeel van deze Voorwaarden geldt. De Klant aanvaardt de Verwerkersovereenkomst door het aanmaken van een account.

10.3 De Klant garandeert dat hij beschikt over een geldige rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens van Deelnemers via het Platform.

11.1 De aansprakelijkheid van Bijeen voor directe schade is per schadeveroorzakend voorval gemaximeerd op het door de Klant betaalde bedrag in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het voorval, met een absoluut maximum van € 5.000,00.

11.2 Bijeen is nimmer aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen;
• schade door verlies van gegevens, tenzij veroorzaakt door grove nalatigheid of opzet van Bijeen;
• schade voortvloeiend uit het gebruik van het Platform door Deelnemers;
• schade veroorzaakt door derden, waaronder subverwerkers, voor zover Bijeen niet in verzuim is geweest bij de selectie of het toezicht;
• schade als gevolg van overmacht (zie artikel 12).

11.3 Bijeen is niet aansprakelijk voor de juistheid, volledigheid of rechtmatigheid van Klantgegevens of de inhoud van evenementen georganiseerd door de Klant.

11.4 De beperkingen in dit artikel vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Bijeen of haar leidinggevenden.

11.5 De Klant is gehouden schade zo spoedig mogelijk — en uiterlijk binnen drie (3) maanden na ontdekking — schriftelijk te melden bij Bijeen op straffe van verval van het recht op schadevergoeding.

12.1 Bijeen is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt door een omstandigheid die niet aan haar schuld is toe te rekenen en noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvatting voor haar rekening komt.

12.2 Onder overmacht wordt in ieder geval begrepen: storingen bij internetproviders, telecomnetwerken of (cloud)leveranciers, DDoS-aanvallen, natuurrampen, brand, pandemieën, overheidsmaatregelen en gebreken in door derden geleverde software.

12.3 Indien de overmachtsituatie langer duurt dan dertig (30) dagen, zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding.

13.1 De Overeenkomst voor een jaarabonnement wordt gesloten voor een periode van twaalf (12) maanden en wordt stilzwijgend verlengd met telkens twaalf (12) maanden, tenzij de Klant uiterlijk dertig (30) dagen voor het einde van de lopende periode opzegt.

13.2 Na de initiële abonnementsperiode van twaalf (12) maanden is het abonnement maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand.

13.3 Pay-per-event abonnementen hebben geen vaste looptijd. De Overeenkomst voor een afzonderlijk evenement eindigt van rechtswege na het verstrijken van de door de Klant ingestelde evenementdatum of na handmatige beëindiging door de Klant.

13.4 Opzegging geschiedt via het dashboard of schriftelijk via [email protected].

13.5 Bij opzegging behoudt de Klant tot het einde van de betaalde periode toegang tot het Platform. Reeds betaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

13.6 Bijeen is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de Klant in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of anderszins niet langer in staat is aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen.

13.7 Na beëindiging van de Overeenkomst exporteert Bijeen de Klantgegevens op verzoek van de Klant. Bijeen verwijdert alle Klantgegevens uiterlijk 30 dagen na beëindiging, tenzij een langere bewaarplicht geldt op grond van de wet (zie ook Verwerkersovereenkomst art. 4.7).

14.1 Bijeen kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen indien de Klant:

• herhaaldelijk of ernstig deze Voorwaarden schendt en na schriftelijke ingebrekestelling nalatig blijft de schending te herstellen;
• onrechtmatige inhoud verspreidt via het Platform;
• misbruik maakt van het Platform of de infrastructuur van Bijeen schaadt.

14.2 Bijeen vergoedt de Klant het naar rato niet-geconsumeerde gedeelte van reeds betaalde abonnementsgelden, tenzij de beëindiging het gevolg is van handelen of nalaten van de Klant.

15.1 Klachten over de dienstverlening dienen schriftelijk te worden gemeld via [email protected] met een duidelijke omschrijving van de klacht.

15.2 Bijeen bevestigt ontvangst van de klacht binnen vijf (5) werkdagen en streeft naar een inhoudelijke reactie binnen dertig (30) dagen.

15.3 Klachten schorten de betalingsverplichting van de Klant niet op, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

16.1 Bijeen behoudt het recht deze Voorwaarden te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd per e-mail en/of in het dashboard.

16.2 Indien de Klant niet instemt met een wezenlijke wijziging, is de Klant gerechtigd de Overeenkomst kosteloos te beëindigen per de datum waarop de wijziging van kracht wordt, mits schriftelijk opgezegd binnen 14 dagen na aankondiging.

16.3 Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum van gewijzigde Voorwaarden geldt als aanvaarding.

16.4 Bijeen behoudt het recht de tarieven jaarlijks aan te passen, met inachtneming van lid 1. Tariefaanpassingen gaan in op de eerstvolgende verlengingsdatum van het Abonnement.

17.1 Op deze Voorwaarden en op alle Overeenkomsten tussen Bijeen en de Klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

17.2 Geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze Voorwaarden of de Overeenkomst worden, indien niet in onderling overleg opgelost, uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.

17.3 In afwijking van lid 2 kunnen partijen schriftelijk overeenkomen het geschil voor te leggen aan een mediator of arbitrage-instantie.

18.1 Indien een bepaling van deze Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de nietige bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling zo nauwkeurig mogelijk benadert.

18.2 Bijeen is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst over te dragen aan een gelieerde onderneming of een rechtsopvolger als gevolg van een fusie, overname of reorganisatie, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan de Klant.

18.3 Het niet uitoefenen van een recht door Bijeen houdt geen afstand van dat recht in.

18.4 Schriftelijke kennisgevingen in het kader van deze Voorwaarden worden gedaan per e-mail aan de door de Klant opgegeven contactpersoon, of per aangetekende post aan het geregistreerde adres van de Klant.