Gratis event software voor stichtingen: de echte opties in 2026

Gratis bestaat niet, maar sommige dingen kosten bijna niets

Ik hoor regelmatig van kleine welzijnsorganisaties: "We hebben geen budget voor software." Dat begrijp ik. Maar ik hoor ook wat er vervolgens gebeurt: vier uur per evenement verloren aan handmatige administratie, een impactrapport dat niet aangeleverd kan worden en deelnemers die afhaken bij een omslachtige aanmelding. Die verborgen kosten zijn ook geld, alleen niet zichtbaar op de begroting.

Laat me eerlijk zijn over wat er echt gratis is en wat er uiteindelijk toch wat kost.

Echt gratis opties

Google Forms met Sheets koppeling

Voor aanmelden van dertig tot vijftig deelnemers is Google Forms functioneel en gratis. Je maakt een formulier, koppelt het aan een Google Sheet en hebt direct een overzicht van aanmeldingen. Beperkingen: geen automatische bevestigingsmail met QR code, geen check-in module, geen impactrapportage, handmatige verwerking achteraf.

Geschikt voor: incidentele evenementen tot vijftig deelnemers zonder rapportageverplichting.

Eventbrite gratis tier

Voor gratis evenementen biedt Eventbrite een gratis basisaccount. Je krijgt een aanmeldpagina, bevestigingsmail en een basis check-in via de app. Beperkingen: limited functies in gratis tier, geen vrijwilligersbeheer, geen WMO rapportage, interface in het Engels.

Geschikt voor: openbare evenementen waarbij je ook nieuwe doelgroepen wilt bereiken via het Eventbrite platform.

Luma (lu.ma)

Relatief nieuwe tool uit de US die populair is bij gemeenschapsevenementen. Gratis basisversie met mooie landingspagina's en uitnodigingsbeheer. Beperkingen: Engelstalig, geen WMO integratie, beperkte exportmogelijkheden.

Geschikt voor: informele community events waarbij de esthetiek van de aanmeldpagina belangrijk is.

Bijna gratis opties (laagdrempelige abonnementen)

Bijeen.app Starter

Voor kleine organisaties met een ANBI status is de combinatie van het Starter abonnement plus het Sociaal Tarief van 15% korting de goedkoopste optie die alle welzijnsspecifieke functies bevat. Dit is geen reclame maar een constatering: er is geen andere tool die WMO rapportage, QR check-in, vrijwilligersbeheer en een Nederlandstalige interface combineert voor dit prijsniveau.

Vraag een gratis proefperiode aan via bijeen.app om zelf te beoordelen of de investering zich terugbetaalt.

De rekensom die je moet maken

Voordat je voor gratis kiest, maak deze rekensom: hoeveel uur kost het je om een evenement met vijftig deelnemers handmatig te verwerken (aanmeldingen, herinneringen, check-in, presentielijst, rapportage)? Bij gemiddeld vier uur en een intern uurtarief van veertig euro kost je gratis tool je hondenzestig euro per evenement aan arbeidskosten. Een betaald platform dat dit terugbrengt naar één uur kost je tweehonderdveertig euro aan arbeidskosten minder per jaar bij zes evenementen. Meer dan de meeste abonnementen kosten.

Veelgestelde vragen

Kan ik beginnen met een gratis tool en later migreren?

Ja, en dat is een verstandige aanpak. Begin met Google Forms voor je eerste evenementen om te leren wat je nodig hebt. Migreer naar een professioneel platform als je merkt dat de administratieve last onaanvaardbaar wordt of als je rapportageverplichtingen krijgt.

Zijn er subsidies of fondsen voor software aanschaf voor nonprofits?

Ja. Stichting DOEN, het Oranje Fonds en diverse gemeentelijke innovatiefondsen ondersteunen digitalisering van welzijnsorganisaties. Software als investering in professionalisering is doorgaans subsidiabel als onderdeel van een breder projectplan.