Toestemming voor fotografie op evenementen: zo doe je het goed

De foto die na drie maanden van de website moest

Een welzijnsorganisatie plaatste na een geslaagd netwerkevenement een mooie groepsfoto op hun website. Geen kwade bedoelingen: het was een sfeeropname van de netwerkborrel. Drie maanden later stuurde een deelnemer een email met het verzoek de foto te verwijderen. De reden: de persoon stond herkenbaar op de foto en wenste geen associatie met de organisatie in dat specifieke verband.

Het verzoek was volledig gerechtvaardigd onder de AVG. De foto werd verwijderd. Maar de tijd die het had gekost om te reageren, de ongemakkelijkheid van de situatie en de potentiële reputatieschade waren vermijdbaar geweest met de juiste aanpak bij het aanmeldproces.

Waarom fototoestemming niet vanzelfsprekend is

Een deelnemer die zich aanmeldt voor je evenement geeft daarmee geen impliciete toestemming voor het gebruik van zijn of haar foto. Aanwezigheid op een publiek evenement is ook geen toestemming: voor welzijnsbijeenkomsten in een niet-publieke ruimte geldt dit al helemaal niet.

De AVG stelt dat toestemming voor fotografieverwerking specifiek, geïnformeerd en vrij gegeven moet zijn. Specifiek betekent: voor een concreet doel (website, sociaal media, jaarverslag). Geïnformeerd betekent: de deelnemer weet hoe de foto gebruikt wordt. Vrij betekent: weigering heeft geen negatieve gevolgen voor deelname aan het evenement.

De drie niveaus van fotografietoestemming

Niveau 1: aanmeldformulier toestemming

Voeg aan je aanmeldformulier een niet-verplichte vraag toe: "Ik geef toestemming voor gebruik van foto- en videomateriaal waarop ik herkenbaar in beeld kom, voor [specifiek omschreven doeleinden]."

Maak het vakje opt-in (leeg standaard), niet opt-out (aangevinkt standaard). Opt-out toestemming is geen vrije toestemming in de zin van de AVG.

Niveau 2: communicatie voor het evenement

Vermeld in je herinnering dat er gefotografeerd wordt en vraag deelnemers die geen foto willen laten weten dit bij aankomst of zich te melden bij de organisatie. Dit is niet voldoende als enige maatregel maar versterkt de transparantie.

Niveau 3: zichtbare aanduiding op het evenement

Zet bij de ingang een duidelijke borden: "Tijdens dit evenement wordt gefotografeerd voor [doel]. Bezwaar? Meld u bij de organisatie." Dit informeert ook walk-in deelnemers die niet via het aanmeldformulier zijn gegaan.

Speciale gevallen

Kwetsbare doelgroepen

Bij evenementen voor kwetsbare doelgroepen zoals mensen met psychische problematiek, ouderen met dementie of daklozen geldt extra terughoudendheid. Zelfs met toestemming moet je beoordelen of publicatie van herkenbare foto's in het belang is van de betrokkene. Twijfel je? Fotografeer dan zonder herkenbare gezichten.

Kinderen

Voor minderjarige deelnemers heb je toestemming nodig van de ouders of wettelijk voogd. Bij evenementen waar ook kinderen aanwezig zijn (familiedagen, jongerenactiviteiten) voeg je een aparte toestemmingsvraag toe voor fotograferen van minderjarigen.

Sprekers en vrijwilligers

Sprekers en vrijwilligers staan in een andere positie dan deelnemers maar hebben dezelfde privacyrechten. Vraag ook hen expliciet om toestemming, bij voorkeur via de speaker briefing of vrijwilliger onboarding die je toch al verstuurt.

Veelgestelde vragen

Mag ik foto's maken zonder toestemming als het evenement openbaar is?

In de openbare ruimte gelden andere regels: je mag foto's maken van groepen op openbare locaties zonder expliciete toestemming. Maar ook hier: gebruik voor commerciële doeleinden of gebruik waarbij de privacy van herkenbare personen in het geding is vereist toestemming. Bij welzijnsevenementen die plaatsvinden in een niet-publieke locatie (buurthuis, congrescentrum) is de openbare ruimte uitzondering niet van toepassing.

Hoe lang mag ik foto's bewaren waarvoor ik toestemming heb?

Zolang de toestemming van kracht is. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Na intrekking moet je het materiaal verwijderen of anonimiseren. Documenteer wanneer en hoe toestemming is gegeven zodat je dit kunt aantonen bij een eventuele klacht.